Zebrania właścicieli obowiązkowo muszą odbywać się co najmniej raz w roku. Zebrania te tzw. corocznie są konieczne, aby zapewnić właścicielom możliwość podejmowania decyzji w sprawach nieruchomości wspólnych przekraczających zwykły zarząd oraz możliwość oceny pracy Zarządu.

Do spraw, które powinny być rozpatrywane na corocznym zebraniu należą:

• Uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu
• Ocena pracy Zarządu
• Sprawozdanie Zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium

Zebranie coroczne powinno być zwołane w pierwszym kwartale każdego roku i jeśli Zarząd tego nie uczyni każdy właściciel ma prawo zwołać to zebranie.

Zebrania właścicieli mogą odbywać się także  w innych sprawach:

• W razie potrzeby (inicjatywa należy do Zarządu)
• Na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej

Każde zebranie właścicieli, niezależnie z czyjej inicjatywy, zwołuje Zarząd wspólnoty lub zarządca. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest prawo przysługujące każdemu właścicielowi do zwołania corocznego zebrania, jeśli w pierwszym kwartale roku zarząd tego nie uczyni.

Zwołanie zebrania właścicieli lokali

Zarząd lub zarządca powinien każdego właściciela lokali zawiadomić na piśmie o zebraniu właścicieli lokali najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem.

W zawiadomieniu należy podać: dzień, godzinę, miejsce, porządek obrad, a w przypadku planowanej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali, wskazać treść zmiany. Jeśli właściciele nie zostali pisemnie powiadomieni o zebraniu w sposób wyżej opisany, zebranie nie jest ważnie zwołane i nie mogą być na nim podejmowane uchwały.

Pełnomocnictwo

Właściciel lokalu ma prawo udzielić pełnomocnictwa innej osobie, która w jego imieniu i na jego rzecz będzie podejmowała decyzje związane z nieruchomością wspólną. Pełnomocnik może zastępować właściciela na zebraniu wspólnoty i głosować uchwały.

Pełnomocnictwo do takich czynności podlega ogólnym przepisom kodeksu cywilnego, może być udzielone w dowolnej formie – ustnie lub pisemnie, w sposób wyraźny.

Należy pamiętać, że do ważności niektórych czynności wymagana jest forma szczególna, która musi być zachowana także przy udzielaniu pełnomocnictwa.

Taką czynnością jest np. zbycie nieruchomości, które dla swej ważności wymaga formy aktu notarialnego. W tej również formie – aktu notarialnego – musi być udzielone pełnomocnictwo do dokonania tej czynności.